個人情報保護の取り扱いについて
2004 年5 月12 日
福岡県保険医協会
福岡県保険医協会は、本会が所有する会員等の個人情報を保護する立場から、以下の諸点を遵守した個人情報 の取り扱いを行います。この取り扱いを公表するために、事務所の見やすい場所に掲示すると同時に協会ホーム ページに掲載します。
（１）個人情報の取得
当会は、入会申込書、共済制度加入申込書、その他の名簿等により個人情報（氏名、住所等で当該個人を識 別できるもの）を取得します。個人情報の取得にあたっては、適法かつ適正な方法により取得します。
（２）個人情報の利用目的
取得した個人情報については、次の目的に使用します。
① 会員名簿の作成・配布および会員管理台帳等の作成
② 会費・保険料等の収納管理
③ 機関紙誌の作成および機関紙誌、出版物等の配布物の郵送
④ 共済制度普及の促進
⑤ 会員例会・研究会等の催し物のご案内
⑥ 共済制度普及と加入者管理および諸手続
⑦ 各種アンケート調査
⑧ 署名活動推進依頼と国・地方自治体、国会・地方自治体議員への要請・ 陳情・請願活動
⑨ 各種個別相談等への回答
⑩ 各種問い合せおよび依頼
⑪ 入会のお勧め（会員外の方のみ）
⑫ その他協会業務を遂行するうえで必要な行為
（３）利用目的の明示
入会申込書により個人情報を取得する場合は、あらかじめ個人情報の利用目的を入会申込書（付属資料を含 む）に明示します。
（４）目的外利用、第三者提供の停止
利用目的以外の目的で個人情報を利用したり、本人の同意を得ないで個人情報を第三者へ提供することはあ りません。
（５）利用目的の変更
利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連する合理的な範囲内で変更することとし、変更した 利用目的について、ホームページおよび事務所に掲示します。
（６）個人データ取り扱いの委託
利用目的の範囲内で個人データの取り扱いを委託する場合（共済制度の普及、郵便物の発送等）は、委託を 受けたものへの必要かつ適切な監督を行います。
（７）データ内容の正確性の確保
保有する個人データは、常に正確かつ最新の内容となるよう努めます。
（８）個人情報の安全管理への配慮
個人情報の取り扱いにあたっては、紛失、破壊、改ざん、漏泄等がないように保護措置を講じ、安全管理に は十分配慮します。
（９）従業者の教育
個人情報を取り扱う当会の従業者に対して、個人情報保護についての教育を日常的に行い、個人情報の秘密 保持、安全管理が図られるよう徹底します。
（10）保有データ等の開示
本人もしくはその代理人から、個人情報の利用目的、当会が保有する個人データの開示を求められた時は、 本人に対して郵送により速やかに開示します。
（11）保有データの訂正等
本人もしくはその代理人により、本人個人のデータの内容が事実でないという理由によって、データの訂正、 追加、削除の申出があった時は、当会が必要な調査を行い、その結果にもとづき必要な訂正等の措置をとりま す。訂正等を行った時はその旨を、訂正等の措置をとらない時はその旨と理由を本人に通知します。
（12）保有データの利用停止等
本人もしくはその代理人により、利用目的による制限、適正な取得、第三者提供の制限に違反しているとい う理由によって、個人データの利用停止、消去の申出があった場合で、その求めに理由があることが判明した 時は、利用停止等の措置をとります。利用停止等を行った時はその旨を、利用停止等の措置をとらない時はそ の旨と理由を本人に通知します。
（13）開示等の手続き
個人情報の利用目的の開示、保有する個人データの開示、個人データの訂正等、個人データの利用停止等を 求める場合は、本人もしくは代理人が文書で協会事務局に申し出る事とします。
（14）苦情への対応
当会の個人情報の取り扱いに対して苦情等がある場合は、当会事務局に申し出る事とし、苦情等の取り扱い にあたっては、適切、迅速な処理に努めます。
個人情報に関する基本方針
福岡県保険医協会（以下「当会」といいます）は、個人情報の保護が重要であることを認識し、「個人情報の保護に関する法律」（以下「個人情報保護法」といいます）その他の規範を遵守して、個人情報の保護に取り組んでまいります。
（１）個人情報の利用目的
当会は、個人情報を次の目的のために利用します。
１．契約のお引き受け、ご継続、給付金のお支払い
２．当会業務に関する情報提供・運営管理、商品・サービスの充実
３．ご契約の維持管理
４．その他保険に関連・付随する業務
（２）個人情報の収集
当会は、上記の利用目的を達成するために必要な範囲で、ご本人の住所、氏名、生年月日、性別、電話番号、健康状態などの個人情報を、申込書などの適正な方法で収集いたします。
（３）個人情報の提供
当会は、次の場合を除いて、個人情報を第三者に提供いたしません。
１．あらかじめ、ご本人が同意されている場合
２．利用目的の達成に必要な範囲において、業務を外部へ委託する場合
３．加入者または公共の利益のために必要であると考えられる場合
４．再保険の手続きをする場合
５．その他法令に根拠がある場合
（４）機微（センシティブ）情報に関して
当会は、次の場合を除いて、機微（センシティブ）情報の取得、利用、第三者提供を行いません。機微（センシティブ）情報を取得し、利用し、又は第三者提供する場合には、次に掲げる事由を逸脱した取得、利用又は第三者提供を行うことのないよう、特に慎重に取り扱うことといたします。
１．保険医休業保障共済保険の適切な業務運営を確保する必要性から、ご本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲で機微（センシティブ）情報を取得し、利用し、又は第三者提供する場合
２．相続手続を伴う給付金支払事務等の遂行に必要な限りにおいて、機微（センシティブ）情報を取得し、利用し、又は第三者提供する場合
３．拠出金収納事務等の遂行に必要な限りにおいて、機微（センシティブ）情報を取得、し、利用し、又は第三者提供する場合
４．金融分野における個人情報保護に関するガイドライン第６条第１項各号に掲げる場合
（５）個人情報の管理方法
当会は、ご本人の個人情報を正確、最新なものにするよう常に適切な処置を講じます。
また、法令などにより要請される、組織的、技術的、人的な各安全管理措置を実施し、ご本人の個人情報への不当なアクセス、個人情報の紛失・破壊・改ざん・漏えいなどを防止するため、万全を尽くしてまいります。
当会は、個人情報の取扱いを委託する場合には、適切な委託先を選定するとともに、委託先の義務と責任を契約により明確にするなど、委託先において個人情報が安全に管理されるよう適切に監督いたします。
（６）個人情報の開示、訂正、利用停止等
個人情報保護法に基づく開示、訂正または利用停止等に関するご請求については、下記のお問い合わせ先へご連絡ください。
（７）個人情報取扱に関する継続的改善
当会は、個人情報の取り扱いに関して定期的に見直し、一層の個人情報保護のために継続改善に取り組んでまいります。
当会の個人情報の取り扱いについてのご意見は、下記のお問い合わせ先へご連絡ください。
（８）個人情報に関するお問い合わせ先
〒812－0016
福岡市博多区博多駅南１－２－３ 博多駅前第１ビル８階
福岡県保険医協会
TEL 092－451－9025